主要功能如下：
（一）通過模板式信息錄入解決檔案制作的標準化問題

在檔案封面和目錄的信息錄入環節，盡可能減少手工錄入情況，檔案制作人只需在條目清單模板中勾選前期已定制好的條目，并填入材料頁數，即可自動生成目錄。這樣，既實現了標準化錄入，又可大大減少檔案制作人的工作量，提高制作效率。

（二）通過流程化管理解決檔案流轉的規范化問題

根據檔案管理要求，在輔助管理系統中整個檔案生命周期被設計為創建→裝訂→預歸檔→數字化→歸檔→調閱→歸還→銷毀。從檔案創建開始就會根據固定規則生成檔案號，該號碼將作為檔案唯一標識貫穿檔案的整個生命周期。檔案號將以條碼形式貼附在檔案盒顯著位置，以不同背景顏色區分不同業務類別，方便識別。在檔案流轉過程中，可通過掃描條碼方式準確錄入檔案信息，自動打印諸如歸檔移交清單、調閱申請單、歸還交接單等表格，改變原有傳統的手工填寫方式。歸還交接單中還可填寫檔案利用成效，為每年的檔案考核工作豐富內容。

（三）通過定期生成歸檔情況報表解決歸檔率不高、歸檔不及時問題
系統會定期將歸檔數據與導入的業務系統中案件數據比對，對已辦結但未按期歸檔的案件進行按業務類別、承辦員進行統計，并將預歸檔環節檢查出的檔案制作問題進行歸納總結，按固定格式模板自動生成通報，進行公布，以此推動檔案及時歸檔，并在日后的制作中減少常見錯誤的發生。